Data op vier plekken, geen van alle leidend

Productspecificaties stonden in Excel, in InDesign-bestanden, in PDF's en in het Webflow CMS. Elke productmanager had zijn eigen versie van de waarheid. Er was geen centraal overzicht en geen mechanisme om te controleren of de plekken met elkaar overeen kwamen. Chris Balink omschreef het zelf als volgt: "Er staat ook nergens één centraal overzicht. Iedere productmanager heeft dit en aparte versies en er komt iemand langs en die zegt: dit klopt niet, kun je dat aanpassen?"

Handmatig opmaken, handmatig bijwerken

Datasheets werden handmatig opgemaakt in InDesign, deels door collega's in Noorwegen voor de generator sets. Eén wijziging in een specificatie moest apart worden doorgevoerd in de productdatabase, de datasheet, de website en het marketingpakket. Dat kostte tijd en leverde fouten op. In 2024 werden nog 55 brochures handmatig naar het Frans vertaald als losse trajecten. "Het is gewoon echt zo'n drama. Als we één wijziging moeten toevoegen, moet ik het in die product krijgen. Het moet op de data sheet, het moet op de website, het moet in het marketing pakket", aldus Chris Balink.

Data die niemand kon controleren

De data klopte niet overal. Er waren dubbele en tegenstrijdige waarden, ghost records in het CMS en records die wel op de website stonden maar nergens in de bron. Twee motoren stonden onder één typenummer. Compression ratio, displacement en flywheel housing-aanduidingen weken af tussen bronnen. Fouten als een verkeerd vermogen in bhp (945 in plaats van 974,4), een verkeerde cilinderconfiguratie (16 in plaats van 12) en een tegenstrijdig kW-bereik op een voorblad stonden jarenlang in gepubliceerde datasheets zonder dat iemand ze zag. De klant had geen zicht op of de data goed was. Handmatig controleren kostte veel tijd.

Geen eigenaarschap bij de productmanagers

Wijzigingen liepen via marketing of IT. Productmanagers hadden geen directe manier om hun eigen data te beheren en te publiceren. De marketingafdeling was doorgeefluik voor inhoudelijke correcties die zij zelf niet konden beoordelen. Chris Balink verwoordde het doel helder: "Ik wil de betreffende productmanager eigenlijk zeggen: dit is jouw bron. Want ik ben in principe niet de eigenaar."

Airtable als single source of truth

Alle commerciële specificaties van marine engines en generator sets zijn ondergebracht in één Airtable-base. Voor marine engines zijn dat 29 modellen en 203 typevarianten, voor marine generator sets 8 modellen en 72 types. Boven op de tabellen staan Airtable-interfaces waarmee productmanagers zelf hun records bewerken. Een statusworkflow, van draft naar ready for publish naar final naar archive, zorgt dat een mens elke wijziging bevestigt voordat er iets gepubliceerd wordt. Raakt iemand een cel aan, dan springt de status automatisch terug naar draft.

De Data Manager: vergelijken en synchroniseren

Wij bouwden een Next.js-applicatie die Airtable en het Webflow CMS live naast elkaar zet. De applicatie matcht records op genormaliseerde slug, toont per record een veld-voor-veld vergelijking met kleurcodering en herberekent afgeleide velden zoals vermogensbereik, toerentalbereik en filterschakelaars voor de website. Met één klik worden wijzigingen naar Webflow gepusht, in de juiste volgorde en met een voortgangslog per record.

PDF-generator voor de volledige catalogus

Uit dezelfde Airtable-data genereert de applicatie drukklare A4-datasheets in de huisstijl van MHI. De sheets bevatten ratingtabellen, uitrusting, een aparte SCR-pagina voor IMO Tier 3-types en vectortekeningen. De volledige catalogus is in één run te genereren en als ZIP te downloaden. Elke gegenereerde PDF wordt automatisch gepusht naar de Webflow-downloadcollectie en naar de portaaldatabase voor het dealerportaal.

Publieke downloadpagina en dealerportaal uit één bron

De publieke downloadpagina op de website draait als React-component op dezelfde database als het dealerportaal. Drie losse zip-downloads zijn vervangen door één dynamische sectie. Authenticatie bewaakt alle pagina's en database-endpoints. Het systeem is gedeployed op Vercel.

Eén bron, automatische doorwerking. Een specificatie wordt op één plek gewijzigd in Airtable. De website, de datasheet en het dealerportaal volgen automatisch. Het handmatige werk op vier plekken is verdwenen. Wat voorheen een ronde langs productdatabase, InDesign-bestand, website en marketingpakket betekende, is nu één handeling.

Productmanagers beheren hun eigen data. Via de Airtable-interfaces bewerken productmanagers zelf hun records, zonder tussenkomst van IT of marketing. De statusworkflow, van draft naar ready for publish naar final, zorgt dat een mens elke wijziging bevestigt voordat er iets gepubliceerd wordt. Raakt iemand een cel aan, dan springt de status automatisch terug naar draft. Chris Balink verwoordde het doel helder: hij wil de betreffende productmanager kunnen zeggen dat dit zijn bron is, en dat hij er zelf eigenaar van is.

Geen InDesign-werk meer voor commerciële datasheets. De PDF-generator produceert drukklare datasheets voor de volledige catalogus in één run. Alle 45 gegenereerde sheets hebben dezelfde opbouw, kleuren, voetnoten, naamgeving en een versiedatum. Waar de referentieset nog 53 handmatig gemaakte sheets telde, rolt de volledige catalogus nu in bulk uit dezelfde bron als de website. De sheets verschijnen automatisch op de publieke downloadpagina en in het dealerportaal.

Datakwaliteitsfouten blootgelegd en gecorrigeerd. De vergelijking van de oude sheets met de gegenereerde set maakte fouten zichtbaar die jarenlang in gepubliceerde documenten stonden. Waaronder een verkeerd vermogen in bhp, een verkeerde cilinderconfiguratie en inconsistente flywheel housing-aanduidingen. Die fouten zijn gecorrigeerd. De Data Manager matcht 204 records veld voor veld tussen Airtable en Webflow, zodat afwijkingen direct zichtbaar zijn en niet meer onopgemerkt blijven.

Kostenbesparing en ruimte voor uitbreiding. HubSpot is afgeschaft, goed voor ongeveer 12.000 euro per jaar aan besparing op de softwarestack. De structuur is doorgetrokken van marine engines naar marine generator sets, van 5 naar 8 modellen met 72 types, en ligt klaar voor industrial. Marketingcapaciteit die voorheen opging aan routinematig bijwerken van losse bestanden, komt vrij voor inhoudelijk werk.