Materiaal op vijf plekken tegelijk

Brochures stonden in Frontify, productfoto's op netwerkschijven, technische sheets in HubSpot, en beursmateriaal werd via WeTransfer of als mailbijlage verstuurd. Er was geen centrale plek, geen versiebeheer en geen overzicht. Verouderde logo's en sheets bleven in omloop omdat niemand kon zien welke versie ergens circuleerde, en downloadlinks op de website verwezen soms naar bestanden die niet meer bestonden.

Handmatige distributie als bottleneck

Dealers en OEM's stuurden een mail als ze materiaal nodig hadden. Het marketingteam zocht het op, controleerde of het actueel was en stuurde het door. Dat kostte tijd en leidde tot inconsistent merkgebruik bij externe partners, terwijl er geen enkel inzicht was in wie welk materiaal gebruikte of hoe vaak.

Geen segmentscheiding

Marine- en industriecontent liep door elkaar, terwijl een marinedealer niets te maken heeft met industriemateriaal. Er was geen mechanisme om per gebruiker te bepalen welke content zichtbaar mocht zijn, wat betekende dat partners zelf moesten uitzoeken wat voor hen relevant was.

Productdata handmatig bijhouden op meerdere plekken

Elke wijziging in een motorspecificatie moest handmatig worden overgetypt, opgemaakt in een DTP-bestand en verspreid naar de juiste ontvangers. Website en portal waren niet aan elkaar gekoppeld, waardoor wat op de site stond en wat een dealer ontving regelmatig uit de pas liep.

Architectuur en rollen eerst

We begonnen met een technische blueprint: systeemarchitectuur, rollen- en rechtenmatrix, integratiekaart, API-flows en datamodel. Pas daarna volgden UX-wireframes per rol en een visueel ontwerp in lijn met de nieuwe MTEE-website. Zo lagen de keuzes over toegang en segmentatie vast voordat er één regel code geschreven was, en konden we tijdens de bouw terugvallen op een gedeeld referentiedocument dat alle betrokkenen hadden goedgekeurd.

Backend voor frontend, feature voor feature

We bouwden de backend eerst, daarna de frontend, daarna de koppeling. Consequent één feature tegelijk, zodat elke stap getest en goedgekeurd was voor we verder gingen. Halverwege het traject verschoof de authenticatie van Memberstack naar Xano, wat volledige controle gaf over de gebruikerstabel, rollen en rechten, de vaste licentiekosten verlaagde en het aantal externe afhankelijkheden terugbracht.

Airtable als single source of truth

Productdata voor marine- en industriemotoren en generator sets staat in Airtable. Daaromheen bouwden we een beheeromgeving waarin productmanagers records inline bewerken, versies beheren en een status zetten. Bij publicatie genereert het systeem automatisch de commerciële datasheets als PDF, inclusief technische tekeningen, en zet die klaar in zowel de portal als de website. Wat vroeger handmatig opmaken in een DTP-bestand was, is nu een statuswijziging in een tabel.

Gefaseerde uitrol per segment

Na een interne testfase met adminaccounts en feedback via een gedeelde sheet ging de portal live op 11 juni 2026. Daarna volgde een gefaseerde uitrol: eerst het marinedealernetwerk via een gerichte mailing, daarna de industriesegmenten. De publieke downloadsectie op engine-genset.mhi.com, een React-component in Webflow gekoppeld aan dezelfde database, ging live op 30 juli 2026.

Eén bron voor alle documentatie. Wat verspreid stond over vijf locaties, staat nu op één plek. Dealers en OEM's loggen in en zien direct de content die voor hun segment bedoeld is. Marine en industrie zijn strikt gescheiden, en een gebruiker kan meerdere segmenten toegewezen krijgen als zijn rol dat vraagt.

Geen handmatig mailverkeer meer. Dealers bestellen zelf hun beursmateriaal via de giveaways-module met een creditsysteem. Documenten downloaden ze rechtstreeks uit de bibliotheek, los of als ZIP. Het marketingteam hoeft geen bestanden meer op te zoeken en door te sturen.

Automatisch gegenereerde datasheets. Productmanagers passen een specificatie aan in Airtable en zetten de status op gepubliceerd. Het systeem genereert de datasheet als PDF, inclusief technische tekeningen, en plaatst die in de portal en op de website. Website en portal putten uit dezelfde bron, dus er is geen verschil meer tussen wat een bezoeker ziet en wat een dealer krijgt.

Volledig zelf te beheren. Het marketingteam beheert mappen, bestanden, gebruikers, rechten en mailteksten zelf via de portal. Het Webflow-project en het domein staan op naam van MTEE. Via het event log is zichtbaar wie inlogt, wat gedownload wordt en welk materiaal populair is.

Merkgebruik centraal vastgelegd. De brand guidelines en logodownloads per segment vervangen de losse Frontify-omgeving voor externe partners. De one-logo-rule en kleurgebruik zijn afdwingbaar omdat er nog maar één plek is waar partners hun materiaal vandaan halen.